এখন পর্যন্ত অনেকের জানা নেই যে কিভাবে ইমেইল পাঠানো হয়ে থাকে। আপনারা যারা ইমেইল পাঠাতে চান বা আগ্রহে তারা নিচে থেকে পরিপূর্ণভাবে দেখুন আর নিজেই ইমেইল করুন। বর্তমানে ব্যবহার বৃদ্ধি পেয়েছে অনেক গুণ বেশি।
বর্তমান সময়ে ইমেইল একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হয়ে দাঁড়িয়েছে। এখানে লেখা থেকে শুরু করে ভিডিও এবং অনলাইনে ফাইলগুলো দ্রুত পাঠানো যায় পৃথিবীর এক প্রান্ত থেকে অন্য প্রান্তে। আর যতদিন যাচ্ছে তত পরিমাণ বৃদ্ধি পাচ্ছে এর ব্যবহারগুলো। ব্যক্তিগত কাছ থেকে শুরু করে অফিসিয়াল কাজ পর্যন্ত এখন এগুলো ব্যবহার করা হয়ে থাকে।
কিন্তু অনেকেরই এখন জানা নেই যে এই ইমেইল কিভাবে পাঠানো হয়ে থাকে আর কোন কোন প্লাটফর্মে ব্যবহার করা যায়। আর আজকের এই প্রতিবেদনে আপনাদেরকে এই বিষয়টি উল্লেখ করে তুলে ধরব। যাতে করে আপনারা খুব সহজেই ঘরে বসে নিজে নিজেই ইমেইল পাঠাতে পারেন।
যেভাবে ইমেইল পাঠানো হয়ে থাকে
সঠিক ইমেইল অ্যাড্রেস ব্যবহার করুন:
প্রাপকের সঠিক ইমেইল অ্যাড্রেস ব্যবহার করুন। ভুল ইমেইল অ্যাড্রেসে ইমেইল পাঠালে তা পৌঁছাবে না বা ভুল ব্যক্তির কাছে যেতে পারে।
বিষয় বস্তু স্পষ্ট রাখুন:
ইমেইলের বিষয়বস্তু স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত রাখুন। যেমন, “মিটিংয়ের সময়সূচি”, “প্রোজেক্ট আপডেট”, ইত্যাদি। এই অংশে ইমেইলের মূল উদ্দেশ্য বোঝানোর চেষ্টা করবেন।
শুভেচ্ছা দিয়ে শুরু করুন:
ইমেইলের শুরুতে প্রাপককে সম্ভাষণ করুন। যেমন, “প্রিয় জনাব/জনাবা”, “Dear Sir/Madam”, বা “Hi [নাম]”।
মূল বিষয় লিখুন:
ইমেইলের মূল অংশে আপনি কী বিষয়ে কথা বলছেন তা পরিষ্কারভাবে উল্লেখ করুন। যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্তভাবে তথ্য দিতে চেষ্টা করুন।
প্রয়োজনে প্যারাগ্রাফ ভাগ করে লিখুন যেন পড়া সহজ হয়।
পেশাদার ভাষা ব্যবহার করুন:
ইমেইলে সদয় ও পেশাদার ভাষা ব্যবহার করবেন। এটি বন্ধুত্বপূর্ণ ও সম্মানজনক হলে ভালো হয়, বিশেষ করে যদি এটি আনুষ্ঠানিক ইমেইল হয়।
সঠিক বানান ও ব্যাকরণ ব্যবহার করুন:
ইমেইল পাঠানোর আগে বানান ও ব্যাকরণ যাচাই করে নিন। ভুল বানান ও অশুদ্ধ ব্যাকরণ প্রাপকের কাছে অপ্রস্তুতভাবে পৌঁছাতে পারে।
নাম দিন :
ইমেইলের শেষে বন্ধনী যোগ করুন যেমন “শুভেচ্ছান্তে”, “Best regards”, “Sincerely” ইত্যাদি এবং নিজের নাম লিখুন। প্রয়োজনে পদবি এবং সংস্থার নামও যোগ করুন।
ফাইল সংযুক্ত করলে উল্লেখ করুন:
কোনো ফাইল সংযুক্ত করলে ইমেইলের মধ্যে তা উল্লেখ করুন এবং চেক করুন ফাইল সঠিকভাবে অ্যাটাচ করা হয়েছে কি না।
সংক্ষেপে রিপ্লাই দিন
ইমেইলের উত্তর দেয়ার সময় সঠিকভাবে “Reply” বা “Reply All” বেছে নিন। সব প্রাপককে জবাব দিতে হবে কি না, তা ভেবে সিদ্ধান্ত নিন।
এই প্রতিবেদনে আপনারা দেখলেন ইমেইল পাঠানোর নিয়ম সম্পর্কে। এছাড়াও তথ্য প্রযুক্তির আধুনিক সকল বিষয়গুলো জানতে হলে আমাদের সাথে থাকবেন। এখানে পুরাতন এবং আধুনিক প্রযুক্তি নিয়ে আলোচনা করা হয় বিস্তারিত তথ্য।